CIS Bus Charter Support

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Questions générales

Qu’est-ce que CIS Bus Charter?

CIS Bus Charter est un logiciel en ligne pour gérer les opérations de transport nolisé. Il vous permet de créer des soumissions, de faire la planification de voyage, de faire la répartition de vos ressources disponibles, de faire le suivi de votre cycle d’opération depuis la soumission jusqu’au retour de voyage virgule et de faire votre facturation. CIS Bus Charter vous permet de centraliser et simplifier vos opérations pour une meilleure gestion de votre entreprise de transport nolisé.

Dois-je télécharger le logiciel CIS Bus Charter ?

Non, CIS Bus Charter est un logiciel infonuagique qui ne nécessite aucun serveur ou installation de votre côté. Créez un compte pour vous abonner à l’un de nos forfaits selon vos besoins.

Y a-t-il des frais mensuels associés à CIS Bus Charter ?

Oui, il y a des frais mensuels associés à CIS Bus Charter. Selon le forfait que vous choisissez, le nombre de retours de voyage inclus et le taux pour les retours de voyage supplémentaires varient. Un retour de voyage correspond à un transport de personnes fait par un véhicule pour un trajet pour un client donné. Comparez nos différents forfaits CIS Bus Charter pour déterminer lequel vous convient le mieux.

Puis-je essayer le logiciel avant de m’abonner ?

Oui, il est possible d’essayer gratuitement CIS Bus Charter pour une durée maximale de 30 jours. La version de démonstration se limite à deux usagers.

Essayez-le maintenant!
Est-ce que CIS Bus Charter supporte plus d'une compagnie ?

Oui, CIS Bus Charter peut supporter plus d’une compagnie à partir d’un seul compte. Vous pouvez configurer vos compagnies lors du démarrage du logiciel ou ajouter celles-ci plus tard.

Est-il possible de connecter CIS Bus Charter avec d’autres logiciels ?

Oui, il est possible de connecter CIS Bus Charter à des systèmes de comptabilité, de paye et de maintenance de véhicules à l’aide de nos Modules d’extension payants. Ceux-ci sont disponibles lors de votre abonnement ou peuvent être ajoutés à tout moment à partir du tableau de bord de l’administrateur dans le Portail CIS Transport.

Est-il possible d’y travailler avec plus d’un utilisateur?

Oui, il est possible de travailler avec plusieurs utilisateurs en même temps. Le nombre d’utilisateurs est illimité. Vous pouvez octroyer des droits spécifiques à vos utilisateurs et même créer des groupes d’utilisateurs. L’ajout et la modification d’utilisateurs se fait à partir de votre Tableau de bord du Portail CIS Transport.

Fonctionnalités

Maintenances

Cette section vous permet d’ajouter les ressources nécessaires à la création de vos soumissions, par exemple : vos clients, vos véhicules et vos classes de véhicules, vos conducteurs, informations relatives à la paye et d’autres informations générales.

Port d’attache :
Chaque compagnie possède un ou plusieurs ports d’attache, les lieux d’où vos véhicules partent et où ils reviennent lorsque vous effectuez vos transports. L’ajout de vos ports d’attache facilite la création de trajets et ajoute plus d’exactitude à vos données. Vous pouvez les configurer au démarrage à l’aide de l’assistant numérique ou plus tard à partir du menu « Maintenances / Général / Ports d’attache ».

Soumissions

Les soumissions permettent d’entrer les demandes de transports de vos clients, d’établir une tarification pour ces demandes, de valider la disponibilité des ressources pour les effectuer et d’assurer le suivi auprès de vos clients jusqu’à la facturation.

Une soumission peut contenir plusieurs véhicules et plusieurs conducteurs ainsi que des relèves selon la durée de votre trajet. Une fois votre soumission confirmée, il est possible d’acheminer l’information de voyage d’une soumission aux conducteurs et la réservation, elle, au client.

Un flux de suivi personnalisable permet de suivre par étape le statut de vos soumissions jusqu’au retour du voyage et à la facturation. Chaque étape possède un code couleur personnalisable qui permet de suivre l’évolution de chaque soumission plus facilement. Voici les étapes et les couleurs par défaut :

  • Brouillon (gris)
  • Soumission (jaune)
  • Réservé (orange)
  • Confirmé (vert)
  • Retour en cours (bleu)
  • Complété – Facturé (violet)
  • Annulé (rouge)

Annulation :
À noter qu’il est possible d’annuler une soumission ou un ou plusieurs véhicules d’un voyage et charger des frais à vos clients selon des règles que vous établissez.

Planification

L’interface de planification permet de voir en une seule vue tous les voyages prévus sur une journée, une semaine, un mois ou selon une période personnalisée. C’est l’outil qui vous permet d’anticiper votre charge de travail et de maximiser vos efforts de ventes selon la disponibilité de vos véhicules de planification. Vous contrôlez quel véhicule est disponible en planification selon vos engagements et votre capacité. Vous avez également la possibilité de louer un véhicule ou de transférer un voyage à un autre fournisseur si vos ressources internes ne sont pas disponibles.

Répartition

Selon les étapes de suivi de vos soumissions, celles-ci seront visibles dans l’écran de Répartition. À cette étape, vous assignez quel conducteur et quel véhicule seront désignés aux voyages de vos soumissions. Il est possible de le faire selon les critères spécifiques de vos voyages. C’est ici que les répartiteurs jonglent avec les demandes précises des clients et les ressources réelles disponibles.

La répartition peut s’établir à partir de la vue en mode «Liste» ou en mode «Tableau» et selon une période quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou personnalisée selon votre préférence. Des filtres peuvent également être appliqués afin de n’afficher qu’une partie des voyages de vos soumissions, toujours selon vos besoins.

Retours de voyage

À la fin d’un voyage, lorsque le ou les véhicules reviennent à leurs ports d’attache respectifs, vous devez confirmer leurs retours dans l’interface «Retours de voyage». Chaque voyage possède un indicateur d’état pour vous aider à vous retrouver dans le suivi de vos voyages :

  • À faire
  • Retour effectué
  • Annulé

Pour chaque voyage, des ajustements et des charges additionnelles peuvent être ajoutés au montant prévu dans la soumission afin de couvrir des frais imprévus. C’est également à cet endroit que vous précisez la distance parcourue de vos véhicules (odomètre de départ, odomètre d’arrivée). L’étape du retour de voyage est obligatoire pour effectuer la facturation. Un retour peut être annulé si un véhicule n’est plus requis une fois sur place. Vous pouvez configurer des frais d’annulation qui seront facturés à vos clients.

Facturation

CIS Bus Charter possède son propre module de Facturation. Les factures sont générées en fonction des montants définis dans les Soumissions et des Ajustements et des Charges additionnelles ajoutés lors du Retour de voyage. Seules les factures des soumissions dont tous les retours de voyage ont été effectués (soumission complété) peuvent être générées. Les factures peuvent être par la suite modifiées, imprimées ou envoyées par courriel à vos clients. Un statut de son état vous aide à savoir où vous en êtes dans votre flux de facturation :

  • À faire
  • Générée
  • Modifiée
  • Imprimée/Envoyée

Il est également possible de regrouper plusieurs soumissions sur une même facture.

Paye

Un module de Paye est intégré directement à CIS Bus Charter et est accessible directement à partir du menu principal. Un statut indique son état jusqu’à son exportation et vous permet de suivre précisément chaque date et heure travaillée par vos conducteurs :

  • À faire
  • En cours
  • Confirmée
  • Traitée (exportée)

Entrée de donnée de Paye :
Lors du retour de voyage, les dates et heures réelles travaillées pour chaque conducteur doivent être saisies dans l’onglet « Paye » du module de Retours de voyage.

Paramètres

Les paramètres permettent de personnaliser votre expérience en fonction des besoins de votre entreprise et de configurer des fonctionnalités secondaires, mais tout aussi essentiels, comme vos groupes d’utilisateurs, vos taxes, vos envois de courriels et plus.

Assistance

Y a-t-il de l’assistance disponible ?

Oui, dès que vous êtes abonné à l’un des forfaits CIS Bus Charter, vous aurez accès à un service d’assistance entre 8:30 et 17:00 (heure de l’Est) du lundi au vendredi, sauf les congés fériés.

Comment puis-je soumettre une demande d’assistance ?

Lors de votre abonnement, vous recevrez une adresse courriel pour l’assistance, à utiliser pour vos différentes questions en lien avec l’utilisation de CIS Bus Charter. Notre équipe d’experts procédera au traitement de la demande et une réponse vous sera acheminée dans les plus brefs délais.

Quelle aide est disponible pendant la période d’essai de CIS Bus Charter ?

Un assistant numérique vous permettra de configurer les paramètres de base au démarrage de CIS Bus Charter afin de vous aider à utiliser le logiciel le plus rapidement possible. De plus, des bulles d’aide sont intégrées dans le logiciel afin de vous guider dans l’utilisation de certaines fonctionnalités.